Debido a la pandemia de la COVID-19, los hoteles se han visto forzados a innovar y acelerar sus procesos digitales. El área de eventos corporativos es posiblemente el que más se ha visto afectado por la aparición de ciertos requerimientos como límite de aforos, distanciamiento social, reducción de los puntos de contacto entre personas, etc. Todo ello ha obligado a los responsables de MICE (Meetings Incentives, Conventions, Events) de los hoteles a ser creativos y generar nuevas alternativas y de esa forma han surgido los Eventos Híbridos, la fusión entre lo virtual y presencial, que se han convertido en la principal tendencia durante la pandemia.
En este artículo detallaremos los principales beneficios de este formato y la importancia de seguir potenciándolo post pandemia con los aportes de:
- José Garcia Aguarod, Socio Creador de Eventoplus en España,
- José Antonio Ganoza, Gerente de RLA Events Tecnología,
- Barbara Bulos, Gerente Corporativo de Grupos & Eventos INTURSA Grupo Hotelero,
- Carlos Sologuren, Director Marketing y Ventas Hilton Lima Miraflores,
- Narly Paz, Directora de Ventas de Hyatt Centric San Isidro Lima y
- Denisse Mc Cubbin, Directora Ejecutiva del Buró de Convenciones y Visitantes de Lima
Mayor alcance y audiencia más amplia
Son varios los beneficios que incluyen los eventos virtuales, entre los principales: ya no existe un límite en la capacidad del venue, debido a que los Eventos híbridos contrarrestan el problema de un limitado espacio físico dando paso a la conexión a un sinfín de participantes virtualmente. Esto permitirá ampliar el tamaño de la audiencia a un costo relativamente bajo y también abre oportunidades para atraer nuevos segmentos de audiencia.
“Se puede realizar un congreso de más de 5000 personas, que es un número que quizás en pocos lugares se podría ver, con la opción de juntar 500 personas de manera física y otras 5000 personas de manera virtual. Ya no hay límite para poder conectarlas”. – Jose Antonio Ganoza, Gerente de RLA Events Tecnología
«Para la captación hay muchas ventajas, podemos llegar a más públicos. Los registros y accesos son inmediatos y no hace falta el viaje, pero a la vez seguramente la retención de quien viene nos cuesta mucho más y tenemos que trabajar de otra manera» José Garcia Aguarod, Socio Creador de Evento Plus
Un ejemplo claro que menciona Narly Paz, Directora de Ventas de Hyatt Centric San Isidro Lima, es que gracias al canal de streaming propio, este hotel permite realizar eventos híbridos que conectan en tiempo real a todos los asistentes. Agrega: «Este tipo de eventos alcanzaron un 40% de actividad durante el año, enfocándose en mayor medida a los eventos corporativos. Se han realizado eventos que concentran a más de 100 personas, con la más alta tecnología, seguridad y el bienestar de todos como prioridad».
Extensión de la duración del evento
Las opciones on demand, permiten a la audiencia ingresar en una plataforma donde puedan ver el evento grabado dando flexibilidad de tiempos y espacios. Para ello, escoger la plataforma es un requerimiento básico, ya que se necesita una plataforma robusta y segura.
Asimismo, Jose Antonio Ganoza, menciona que: «el internet que provee el venue es definitivamente clave y el primer requisito para un evento híbrido o virtual, porque aunque se tenga el equipo más caro de todos, si no se tiene una buena conexión de internet no se podrá realizar. Es por eso que los hoteles tienen que cerciorarse de que funcione de manera adecuada y que sea súper potente, y en muchas ocasiones considerar un internet de backup».
Carlos Sologuren, Director Marketing y Ventas Hilton Lima Miraflores, menciona que una constante en los eventos híbridos realizados en este hotel, resalta la seguridad y la confianza en los proveedores. Menciona: «En el hotel el tema presencial (dentro lo híbrido) ha sido una constante gracias a la excelente reputación de cumplimiento de protocolos y de nuestro programa internacional “CleanStay”. Es importante resaltar que el apoyo con RLA fue también parte fundamental del éxito de este tipo de eventos en Hilton Lima Miraflores».
Generación de leads propios
Gracias a la monitorización del usuario en la plataforma virtual, los organizadores podrán conseguir clientes y asistentes potenciales a tiempo real. Las opciones para los patrocinadores también podrían ser disponibles en línea.
Los eventos híbridos pueden aumentar drásticamente las oportunidades de exposición de la marca para los patrocinadores debido al mayor alcance de las plataformas digitales permitiendo mejorar su presencia en dos frentes: el digital y el físico.
Para José Garcia Aguarod «existe un gran reto que está en la monetización. Como monetizar estos eventos. Antes éramos capaces de controlar muy bien los costos de un evento y cuánto se necesita generar o ingresar, ahora se tiene un problema porque mucha gente espera no tener que pagar nada por el hecho de que las cosas sean online, a través de pantalla. Se tiene que hablar con los patrocinadores para que ellos entiendan el valor».
Para Barbara Bulos, Gerente Corporativo de Grupos & Eventos INTURSA Grupo Hotelero, los eventos híbridos representaron un 10% del total de los hoteles operados por INTURSA, principalmente utilizado en el sector de las Mineras, Alimentos & Bebidas, Farma, Belleza, Retail, Multinivel y Entretenimiento llegando a tener un público entre 50 a 100 personas solo de manera presencial. Adicional a estos sectores, Carlos Sologuren, Director Marketing y Ventas Hilton Lima Miraflores, menciona que en el caso de Hilton Lima Miraflores los eventos híbridos fueron utilizados en el segmento corporativo de Seguros y Laboratorio.
Recolección de data valiosa de la audiencia
Por otro lado, un beneficio que tienen los eventos virtuales e híbridos que difícilmente se veía en los eventos físicos es la data se puede llegar a recolectar.
Esta nueva alternativa de reuniones permite obtener información extremadamente valiosa para el área de marketing sobre la audiencia conectada, ya sea quién se conectó, de dónde, cuánto tiempo y que hizo en el evento. Con esa data se puede optimizar los recursos como empresa y realizar un seguimiento de la actividad y acciones de los potenciales prospectos y asistentes al evento, generando así leads calificados. Esto también da como resultado decisiones basadas en datos que pueden informar la programación, formato y contenido para eventos futuros.
Más opciones de herramientas virtuales y Nuevas habilidades
Las funciones virtuales permiten una gestión más flexible de asistentes y capacidades de datos. Una vez registrados, los asistentes puedan interactuar con las diversas herramientas digitales como salas de chat uno a uno, foro de preguntas y respuestas en vivo, recursos seleccionados, opciones de sondeo interactivo y llamadas directas. Estas interacciones se pueden dar de una manera fluida, sin las limitaciones de tiempo y espacio, permitiendo un acceso rápido tanto al contenido como a una comunidad de pares.
Para ello, el equipo técnico en un evento hibrido y virtual será indispensable e incluso se espera que esté más preparado para este tipo de eventos.
Denisse Mc Cubbin, Directora Ejecutiva del Buró de Convenciones y Visitantes de Lima, destacó que la mayoría de hoteles miembros del Buró, implementaron la infraestructura necesaria para eventos virtuales e híbridos y, con respecto a los eventos de talla internacional, programados para la ciudad de Lima durante el 2022, un 10% de ellos fueron llevados a cabo en formato híbrido.
Denisse comenta: «Si bien apostamos a retomar 100% los eventos presenciales, consideramos que la virtualidad es un factor que, lejos de perjudicar a nuestra industria, traerá consigo grandes beneficios para todos los actores. La expectativa de asistentes puede incrementar considerablemente gracias a la virtualidad, y por ende la comercialización, exposición y auspicios verán también un crecimiento exponencial. Adicionalmente, la tecnología nos permite hoy tener un evento continuo, reforzando la fidelización con los asistentes, clientes y sponsors».
“A diferencia de un evento físico la preparación técnica del personal de eventos, quienes van a operar los equipos es distinta y estos se debe a que hay una mayor complejidad y se necesita un personal que esté mejor preparado para llevar a cabo un evento y que no haya ningún tipo de inconveniente, o que sepa resolverlo de manera rápida.”- Jose Antonio Ganoza
«A nivel experiencial muchas empresas de animación por ejemplo, se han redefinido y rediseñado algunas de sus actividades de Team Building y demás, para que los participantes en un congreso, en una convención si están acudiendo de manera habitual puedan hacer también algunos juegos que van desde una búsqueda del tesoro, concurso trivia… La gente hace sus aportaciones o trabajan en grupos después se juntan, elementos así que os digo que vienen un poco del mundo de los videojuegos. – José Garcia Aguarod
El Buró de Convenciones de Lima celebró con gran éxito su evento hibrido “Perú Events are back” que se transmitió simultáneamente desde 9 hoteles miembros del Buró, siendo cada hotel un venue que congregó clientes MICE de forma presencial.
Oportunidades de Cross Selling
Por último, otro de los beneficios de los eventos híbridos y virtuales es que permiten que un país con todos sus proveedores, hoteles, proveedores de internet, productoras audiovisuales, entre otros, puedan competir, no solo a nivel interno, sino que la competencia se abra, puedan hacer un cross selling y empiecen a vender en otros países.
El cross selling, en el contexto digital, se ha convertido en una de las herramientas más interesantes para las marcas en este tipo de eventos, ya que incentivan las ventas pre y post evento, generando gran valor añadido para el consumidor.
De acuerdo a Jose Antonio Ganoza: “Hoy por hoy, un hotel no sólo compite con los hoteles de Lima, un hotel hoy compite con los hoteles de todo el mundo entonces esto es algo muy importante que hay que ver con mucho ojo y también ser más agresivos en la venta, podemos salir a otros países: